Un fil par pôle
Orga, communication, billetterie et sécurité séparés.
Parcours BDE et associations étudiantes
Un gala réussi,
un bureau qui dort la veille
Lieu, sécurité, billetterie, staff et communication : chaque pôle sait ce qu’il a à faire, la passation se fait d’elle-même et les comptes sont prêts pour le bureau.
Forfait gratuit, sans carte bancaire
Ce que tout bureau a déjà vécu
- Le lieu est réservé, mais la sécurité et les autorisations sont réglées la dernière semaine.
- La billetterie, le bar et le vestiaire reposent sur trois personnes épuisées.
- Au changement de bureau, tout ce qui a été appris disparaît avec l’ancienne équipe.
Un plan daté, adapté à vos réponses
Quelques questions suffisent : le parcours propose les étapes qui vous concernent, datées depuis la date de l’événement. Vous retirez, déplacez ou ajoutez ce que vous voulez avant de créer le projet.
- 1
Concept et budget
Thème, jauge, recettes attendues et partenaires.
- 2
Lieu, sécurité, réglementation
Validations du lieu, responsables de sécurité et plan d’accueil.
- 3
Billetterie et communication
Billetterie testée, visuels et posts planifiés.
- 4
Jour J et débrief
Brief du staff, contrôle d’entrée, puis comptes clôturés et bilan transmis.
Pensé pour les pôles d’un BDE
Staff du jour J
Invitez les bénévoles : consignes et horaires au même endroit.
Recettes et dépenses
Le budget du gala suivi au fil des achats et des ventes.
Réunion de la semaine
Un point régulier jusqu’au jour J, et la passation est dans le projet.
Une première répartition du budget
Proposée à la création du projet, à ajuster à votre situation. Chaque dépense saisie vient ensuite la comparer au prévu.
- 30 %
Lieu et matériel
- 20 %
Animation
- 20 %
Accueil et organisation
- 10 %
Communication
- 10 %
Consommables
- 10 %
Imprévus
Questions fréquentes
Peut-on faire une soirée en entrée libre ?
Oui. Le plan remplace alors la billetterie par une organisation de l’accueil adaptée à la capacité du lieu.
Puis-je modifier le plan proposé ?
Oui. Avant la création, vous retirez ou déplacez les étapes proposées ; ensuite, chaque tâche, date et dépense reste modifiable. Le parcours est un point de départ, pas un cadre imposé.
Est-ce gratuit ?
Le forfait gratuit permet de créer un projet à partir de ce parcours et d’inviter vos proches. Les forfaits payants ajoutent des projets, de l’espace et des invités ; vous pouvez changer à tout moment.
Votre projet est prêt en quelques minutes